Bestellingen

MagazijnApp heeft een ingebouwde bestelfunctie om onderdelen automatisch of handmatig op een bestellijst te plaatsen. Omdat er verschillende leveranciers van onderdelen zijn kan er gebruik gemaakt worden van meerdere geschieden bestellijsten.

Op dit moment zijn er gescheiden bestellijsten voor Sulzer, Dornier, Roj, Staübli en Juergens. Daarnaast is er een algemene naamloze bestellijst. Onderdelen waar niet uitdrukkelijk een bestellijst aan is toegewezen, worden automatisch op de naamloze lijst geplaatst.

U activeert het scherm door links onderin op het tabblad 'Bestellingen' te klikken.

MagazijnApp voorziet in een automatische bestelfunctie. Deze automatische functie kan per onderdeel ingeschakeld worden, door de minimale voorraad in te stellen in 'Onderdelen Beheer'. Als het onderdeel in 'Verbruiksregistratie' wordt afgeboekt, wordt het onderdeel automatisch op de bestellijst geplaatst, indien de actuele voorraad kleiner wordt dan de minimale voorraad.
Zie ook Onderdelenverbruik registreren.

Om een onderdeel handmatig te bestellen, voert u de volgende handelingen uit.

1. Activeer het scherm 'Bestellingen' door links onderin op het tabblad 'Bestellingen' te klikken.
2. Selecteer in het vak 'Selecteer Bestellijst' de bestellijst waaraan u een onderdeel wilt toevoegen. (1 op bovenstaande afbeelding)
3. Klik op de knop Onderdeel toevoegen; het onderstaande formulier wordt nu zichtbaar
   
   
   
   
4. Scan een barcode of vul het onderdeelnummer in en druk vervolgens op enter of tab
5. Als het onderdeel in de database staat, worden de overige velden nu automatisch ingevuld. Indien het onderdeel niet in de database staat, moet het veld Naam handmatig worden ingevuld.
6. Wijzig de bestellijst indien gewenst.
7. Verander het aantal te bestellen exemplaren, indien nodig.
8. Klik op Toevoegen

Het onderdeel is nu toegevoegd aan de betreffende bestellijst.

LET OP: Om de bestelling af te ronden, moet de stap Een bestelling plaatsen nog worden gevolgd.

Een onderdeel dat op een bestellijst staat, kan worden veranderd of verwijderd zolang de bestelling nog niet is geplaatst.
Ga als volgt te werk.

1. Activeer het scherm door linksonder op het tabblad 'Bestellingen' te klikken.
2. Klik ergens op de regel waar het onderdeel staat dat veranderd of verwijderd moet worden (zie 1 op bovenstaande afbeelding)
3. De aangeklikte regel wordt grijs en het formulier 'Wijzig de bestelling' wordt nu getoond (2 op bovenstaande afbeelding
4. Pas naar wens de bestellijst of het aantal aan en klik op Wijzigen
5. Om het item van de bestellijst te verwijderen: klik op Verwijderen

Let op: Als het onderdeel door de automatische bestelfunctie op de bestellijst is geplaatst, en het wordt handmatig verwijdert van de lijst dan wordt het onderdeel pas bij een volgende verbruiksregistratie opnieuw aan de bestellijst toegevoegd. Als het onderdeel een lage minimale voorraad heeft, kan dit problemen voor de continuïteit opleveren.

Om uiteenlopende redenen kan het voorkomen dat een onderdeel niet meer leverbaar is. De leverancier kan het onderdeel tijdelijk of voor langere tijd niet leveren, of de productie ervan is gestaakt. Als dit het geval is, kan dit worden aangegeven in Onderdelen Beheer door het vakje Niet leverbaar aan te vinken. Typ vervolgens bij de opmerking een duidelijk alternatief of te volgen actie in.

Een niet-bestelbaar onderdeel dat op een bestellijst is geplaatst wordt weergeven door een doorgestreepte regel in het besteloverzicht (zie 1 op onderstaande afbeelding). Een regel die is doorgestreept, wordt genegeerd bij het plaatsen van bestellingen.



Volg onderstaande stappen voor het wijzigen van een niet-bestelbaar onderdeel.

1. Activeer het scherm door linksonder op het tabblad Bestellingen te klikken.
2. Klik op ergens op de regel van het doorgestreepte niet-bestelbare onderdeel.
3. Formulier 'Wijzig de bestelling' wordt getoond (zie 2 op bovenstaande afbeelding)
4. Kijk in het veld 'Opmerking' wat de bedoeling is.
5. Wijzig het onderdeel naar voorkeur, te beginnen met het onderdeelnummer.
6. Als het nieuwe onderdeelnummer in de database staat, worden de rest van de gegevens automatisch ingevuld.
7. Klik op Wijzigen om de wijziging op de bestellijst op te slaan.

Als laatste stap in het bestelproces, moet de bestellijst definitief worden gemaakt en worden opgestuurd / verder verwerkt door inkoop of bestelverantwoordelijke. Kortom, de bestelling moet worden geplaatst.

Omdat MagazijnApp gebruik maakt van meerdere gescheiden bestellijsten, kan er maar één bestellijst tegelijkertijd worden geplaatst.

Ga als volgt te werk om een bestellijst te plaatsen:

1. Activeer het scherm door linksonder op het tabblad Bestellingen te klikken
2. Selecteer in de gewenste bestellijst die geplaatst moet worden
   
   
   
3. Klik op Plaats bestelling
   
   
   
4. Er wordt een melding getoond dat de bestelling is geplaatst en welk bestelnummer er aan de bestelling is toegewezen.
   {:bestellingen_plaatsen_3.png?direct|}}
   
   Klik op OK. De zojuist geplaatst bestelling wordt weergegeven.
5. Klik op PDF om een pdf-bestand te maken om vervolgens te mailen naar inkoop of de bestelverantwoordelijke.
6. Klik op Print om de bestelling uit te printen.
7. Om alle openstaande items of andere bestellingen weer te zien, selecteer je in 'Toon Items Van' de gewenste weergave.
   

Om binnenkomende onderdelen in het systeem te boeken, zodat de voorraad wordt bijgewerkt, ga je als volgt te werk.

1. Activeer het scherm door linksonder op het tabblad Bestellingen te klikken.
2. Klik op het bestelde onderdeel dat je wilt inboeken (zie 1 op onderstaande afbeelding)
   
   
3. De regel van het onderdeel wordt grijs gemarkeerd en het formulier 'Ontvangen onderdelen' wordt getoond. (2 op bovenstaande afbeelding)
4. Als de aantallen die besteld zijn gelijk zijn aan de aantallen die zijn binnen gekomen, klik je op Verwerken
5. Als de bestelling maar gedeeltelijk is geleverd en je een nalevering verwacht, verander je het aantal ontvangen en zorg je dat het vakje markeer als voltooid (3 op onderstaande afbeelding)is uitgevinkt.
   
   
6. Als de bestelling gedeeltelijk geleverd is en er geen nalevering komt, pas dan het aantal ontvangen onderdelen aan en vink markeer als voltooid' aan.
7. Klik op Verwerken
8. In het overzicht, staan de aantallen binnengekomen onderdelen. Als de order voltooid is, dan staat dat vermeld in de kolom 'voltooid' (1 op onderstaande afbeelding)
   

LET OP: Het is belangrijk dat bestellingen die gedeeltelijk zijn binnengekomen, en waar géén nalevering volgt worden gemarkeerd als voltooid. De automatische bestelfunctie werkt namelijk niet voor het betreffende onderdeel als de status van het onderdeel 'In bestelling' is.